CONCEPTOS PRINCIPALES

A continuación se van a explicar las relaciones y diferencias principales que podemos encontrar entre los conceptos: datos, información y conocimientos.

En primer lugar, podemos definir estos conceptos de la siguiente manera:

- Dato: el término "dato" procede del latín "datum" ("lo que se da"), un dato es una información, un documento o un testimonio que permite llegar a conocer algo o deducir las consecuencias que puede tener un determinado hecho.

Podemos encontrar distintos tipos de datos:

• Datos numéricos (por ejemplo: 1,2,3,4)
• Datos alfabéticos (por ejemplo: a,b,n,m,j)
• Datos simbólicos o de caracteres especiales (por ejemplo: %, &, $)

- Información: conjunto de datos ya supervisados y ordenados que sirven para construir un mensaje basado en un fenómeno o ente. Gracias a la información las personas son capaces de resolver problemas y tomar decisiones.

• La información es capaz de cambiar la forma en la que el receptor percibe algo modificando sus juicios, valores y comportamientos.

- Conocimiento: es un conjunto de información almacenada mediante la experiencia o el aprendizaje. Se trata de la posesión de un conjunto de datos relacionados entre sí que, en caso de ser tenidos en cuenta solos,  no poseen ningún valor.

• El conocimiento es útil para la acción.
• En las organizaciones con frecuencia no sólo se encuentra dentro de documentos o almacenes de datos, sino que también esta en rutinas organizativas, procesos, prácticas, y normas.

Estos tres conceptos están relacionados entre sí. Se puede comprobar que tanto los datos como la información son necesarios para que haya un conocimiento. Esto se debe a que el conocimiento se deriva de la información así como, la información se deriva de los datos.

Para poder comprender la relación entre estos conceptos podemos decir que los datos están localizados en agentes de distintos tipos como personas, empresas o máquinas, mientras que, la información adopta un papel que se encuentra entre los datos y el conocimiento.

A continuación se muestran una serie de ejemplos para poder comprender estos conceptos:

• Ejemplo de dato: al rellenar una encuesta la información que se nos pide son un conjunto de datos. Como puede ser: nombre, apellidos, calle o código postal.
• Ejemplo de información: teniendo en cuenta el ejemplo anterior, si analizamos el conjunto de datos que hemos obtenido con la encuesta obtenemos una información.
• Ejemplo de conocimiento: con los ejemplos anteriores si se analiza el conjunto de la información obtenida, se reflexiona o se sacan conclusiones obtenemos un conocimiento.

En segundo lugar vamos a analizar otra serie de conceptos, el primero de ellos, es el concepto de sistemas de información. Los sistemas de información son un conjunto de componentes (personas, datos, actividades o recursos materiales) que interaccionan entre sí para alcanzar un fin determinado. Dicho fin es la satisfacción de las necesidades de la organización en la que se encuentran. Estos componentes se encargan del procesamiento de la información y la distribuyen adecuadamente para poder así, satisfacer las necesidades de la organización.

Su principal objetivo es el apoyo de la toma de decisiones y el control de todo lo que ocurre. Existen dos tipos de sistemas de información:

- Formales: utilizan como medios para conseguir los objetivos estructuras sólidas como puede ser un ordenador o una máquina.

- Informales: son más antiguos y utilizan medios como el papel o el boca a boca.

Un ejemplo de sistema de información: máquina expendedora de café.

Para poder entender con más claridad que es un sistema de información podemos imaginar como la información en una empresa se transmite de un lado a otro. Por ejemplo, desde que un cliente entra hasta que sale de la empresa, se genera una serie de información dentro de la misma (pedido del cliente, el vendedor genera el pedido y manda copia al almacén para que el producto o servicio sea servido, el almacén comprueba que está en stock, envía el pedido, se prepara un recibo, se envía el pedido, se entrega el pedido).

Ahora bien, toda esa información que se genera y se recoge desde que el cliente entra a la empresa y realiza el pedido del producto o servicio (datos del cliente, proveedor, producto) hasta que lo recibe, junto con todos los procesos que manipulan esa información, forman un sistema de información.

Especial relación tiene el concepto de sistema de información con el de tecnología de la información.

De esta manera, el concepto de tecnología de la información hace referencia al uso de equipos de telecomunicaciones y ordenadores para poder transmitir, procesar y almacenar datos. Además, este término engloba todo lo relacionado con la informática, la electrónica y las telecomunicaciones.

Por tanto, podemos decir que la tecnología de la información está formada por el conjunto de manifestaciones físicas (como es el caso de máquinas, ordenadores, tabletas, móviles) y técnicas intelectuales que se encargan de soportar todas las funciones del sistema de información.

Teniendo en cuenta el ejemplo del pedido que genera anteriormente el cliente en la empresa, un ejemplo de tecnología de información será el ordenador a través del cual se manda al almacén el pedido y queda registrado el mismo.

Por otra parte, el concepto de sistema de información también presenta una importante relación con el concepto de base de datos. Pero, para poder analizar esa relación, primero es necesario conocer qué es una base de datos.

Una base de datos es un conjunto de información que está relacionada entre sí o estructurada. También, es una herramienta que sirve para recopilar y organizar información. Sus componentes son software, hardware y datos. Una base de datos puede tener almacenada información sobre productos, servicios, personas, pedidos, trabajadores, etc. Podemos encontrar bases de datos de dos tipos:

-  Local: solo se puede utilizar por un único usuario en un único equipo.

- Distribuida: la información se almacena en varios equipos remotos y se puede acceder a ella por parte de varios usuarios, desde la red.

Un ejemplo de base de datos es el inventario de todos los productos que vende por meses una empresa para posteriormente poder realizar las gestiones necesarias para comprobar si con la venta de esos productos se obtiene beneficio o si se ha vendido más o menos que en otros periodos de tiempo.

Para poder crear una base de datos podemos utilizar diferentes programas informáticos como es el caso de "Acces" y una de las tareas necesarias para poder disponer de una base de datos es la recopilación de la información para poder, posteriormente, tratar con la información que necesitamos.

La diferencia existente entre los sistemas de información y las bases de datos es que los sistemas de información son un todo, es decir, el conjunto de elementos necesarios para el manejo de la información (entrada, proceso, salida) mientras que las bases de datos son una herramienta para los sistemas de información porque forman parte del software (encargado de almacenar y procesar la información).